■合川市政府簡介

合川位于嘉陵江、渠江、涪江交匯處，扼川北水陸交通咽喉，是重慶與資源豐富的川北地區相聯的紐帶，也是重慶資金技術集約發展的延伸帶，被譽為重慶通向四川北部、甘肅等大西北省區的“經濟走廊”。合川是戰國時代的巴蜀重鎮，古戰場“釣魚城”名揚中外，是重慶著名的風景旅游區。全市幅員面積2356平方公里，轄36個鎮、3個街道辦事處，總人口152萬，其中城區人口27萬。2003年全市實現GDP108.3億元。


■合川市政府辦公管理現狀

重慶合川市政府已經建成了電視、電話、計算機三網合一的寬帶城域網，把人大、市委、政府、政協4套班子和下屬各部委辦局、各鎮街連接在一起。但網絡建成后，基于網絡上的應用還比較少，僅限于簡單的數據傳送，文件共享等操作。工作人員主要通過相互傳遞紙質或者通過局域網共享等來達到信息的傳遞過程。沒有能很好地把網絡基礎利用起來提高政府工作效率和管理能力。

數據分散于各個部門內，匯總速度慢、決策速度慢，缺乏實時性管理；部門與部門之間數據缺乏標準化、有價值信息無法共享利用。

目前市政府與各部門領導因為被動現象的存在，對管轄范圍內的事件運行過程掌握的不夠、不充分，就使得過程對領導而言是屏蔽的，領導多數情況下只知道結果而不了解過程。對此，需要建立的是一個靈活、安全、可跟蹤、可監督、可反饋的管理機制，發揮數字辦公的特點，解決部門間的協作問題，提高領導的監督管理能力，減少重復勞動，實現政府工作效率的有效提高。

綜合以上幾點，我們認為，原有人工管理模式已不能適應現代政府管理需要，迫切需要建立具備自己特色的政府協同辦公管理平臺，打破信息孤島，把各種有用的信息流動起來，共享給需要的部門和人員，同時為各級領導提供辦公決策以及各種信息服務。

■系統實施目標

在系統的建設過程中，實現集團化、網絡化是建設重點。通過先進的瀏覽器技術，使數據具備整合能力和決策能力。

建立統一的辦公平臺，統一的登陸界面，將Word、Excel等平常熟悉的辦公處理軟件結合到這套辦公系統中，使得在不影響辦公習慣的情況下為用戶進入統一的桌面辦公環境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式進入系統的流轉和處理當中。

建立一個有效的溝通平臺，能夠使所有的工作人員，不論是分支機構還是上下級部門保持實時的聯系，大家能夠及時的對工作進行交流，從而提高工作效率。

建立一個靈活的工作流轉系統，在業務流轉的過程中，提供了更加完備的監督和控制功能，在文件的流轉過程中，管理者可以隨時了解文件的當前狀態，并及時反饋給當前處理人，甚至更改各種不正常的狀態，使各個部門、人員之間真正達到協同辦公的目的以及對過程控制和監督；并且有實時的功能，為用戶提供完備的權利授予與收回功能，用戶可以在自己無法參與辦公的時候，將自己的權利授予他人暫時執行，并可以隨時收回自己的權利，將各種人為的隱患降到最低。

建立一個任務布置與執行體系，通過此功能領導可以隨時布置任務，查看任務的執行情況，任務執行人可以通過此平臺執行任務，并填寫任務的完成情況。

■系統規劃原則

整個系統的設計與規劃，應該考慮遵循以下原則：

安全性原則：應有健全的安全防范措施，從硬件、軟件以及行政管理等方面嚴格管理，杜絕非法入侵和泄密。

先進性原則：采用比較先進成熟的網絡技術、軟硬件產品、軟件開發平臺和工具。

實用性原則：系統必須保證實用，切實符合用戶管理、決策、服務及辦公自動化等各項業務和職能要求。

易用性原則：用戶界面要友好、方便，易于用戶掌握、操作和使用。

可維護性原則：系統設計便于維護，包括應用軟件改進和升級等。

標準化原則：在系統平臺選型時，應符合國際網絡標準及工業標準，使系統的硬件環境、通信環境、軟件環境相互間依賴減至最小，使其各自發揮自身優勢。

開放性原則：軟硬件平臺和數據庫系統應具備開放性，系統提供豐富的外部接口。

擴展性原則：在網絡設計時要充分考慮到將來網絡擴充的可行性。并能夠將各種格式的信息集成在系統平臺上，解決新舊系統間的信息更新與數據導入問題。

經濟性原則：在保證系統功能完善、先進、可靠的基礎上，降低系統的成本和維護費用。

■系統功能設計

經過對重慶合川市政府辦公系統的需求分析，我們了解到，客戶是典型的集團化應用，組織機構龐大，部門人員眾多，管理與控制方面難度很大。

目前主要應解決哪些問題：

通過協同辦公系統把總部和分支機構的所有人員連接在一起，提供統一的溝通和共享平臺，加強上下級之間、部門與部門之間、員工與員工之間的相互協作，提高單位整體的效率。

通過協同辦公系統規范各種管理流程，明確分工，為各層次的有效控制提供依據，從而達到提升管理水平的目標。

通過協同辦公系統提高管理信息的真實性、準確性、完整性和及時性、滿足內部管理和外部信息披露的要求，并使機關日常運行產生的各種數據進行積累，逐步深化知識管理與知識利用，讓機關的無形資產創造有形價值。

通過協同辦公系統把各種信息孤島集成起來，實現全面數據共享，提高數據的利用率；

通過協同辦公系統向各部門和管理層次提供共享、準確、及時的信息，為機關各種資源的統一規劃、合理調度、綜合利用提供依據和保障；


金和IOA協同辦公管理解決方案

■設計理念

金和根據獨創的精確管理模式，結合現代政府管理的應用特點及管理瓶頸，設計出了專門解決政府協同辦公管理問題的軟件系統――金和IOA協同辦公管理系統。

■方案特點

與一般的辦公自動化系統相比，金和IOA的特點體現在以下幾個方面：

超越傳統OA的深化應用。不僅包含傳統OA的所有內容，更在橫向上進行了擴充，縱向上進行了深化，可以集成應用完全集成，無需單位重復購置。

基于WEB的應用。無需購置復雜的設施既可實現系統的運作。單位可以選擇在局域網或廣域網上架構辦公平臺，對于客戶端來說，只需要一個瀏覽器便可。支持單位遠程辦公和不間斷服務，從而改變了傳統的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區域，用戶可在任何時間，在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網絡連接隨時辦公。

基于流程的的應用。建立一個動態的、規范的、平滑的和高效的流程體系，并通過對單位現有流程進行重新整合實現單位的規范化和高效運作。以流程帶動信息、物資和資金在單位內部無障礙地流轉，并通過與后臺數據庫的鏈接實現相關數據的更新。

基于知識的應用。適應知識經濟時代對單位的知識創新和積累的要求，提供知識管理所需的完整的IT工具、知識存儲庫和知識交流場所，并提供基于知識的評估體系以支持單位對知識管理的分析和決策。

基于個性化的應用。與政府門戶網站結合的辦公系統打開了一個通向機關資源的窗口。所有的單位資源都被整合在統一的平臺上，并個性化地展示給不同的用戶群組和個體，使他們可以獲得與自己最相關及最感興趣的應用和信息。信息門戶意味著更高效的運作、更體貼的服務和更人性化的管理。

基于動態的應用。強大的可定制性滿足不同單位對辦公自動化的不同需求。機關的組織結構、人員結構、業務流程等千差萬別、即使同一個單位，也會在發展過程中對各種因素作出調整，而系統提供的是一個開放的、靈活的、強適應性的辦公自動化環境，單位無需二次開發即可以少許設置完成對系統的重定義以滿足單位的狀況。

基于安全的應用。整個系統不僅是一個靈活的、開放的環境，同時也是一個安全的控制。系統提供多種安全機制保證數據的機密性及完整性，保障單位業務的正常運轉。包括身份認證、角色分配、用戶操作監控、日志報告、信息安全級別設定等。并支持多重級別、多個層次的安全性定義。

基于協同的應用。由于單位信息網狀管理體系建立，所有的信息和應用在系統中都不是孤立，而是相互關聯的，用戶可以通過某個信息點到達與其相關的任意一個信息點或提取整張信息網，而無論信息的來源、結構和存儲方式；實現了應用的集成化，例如人事管理、銷售管理等都是完全結合在一起的整體，這樣用戶只需要在統一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數據庫和應用系統之間切換；實現了各部門/各人員之間的協同工作，跨部門、多人員、多任務的工作可以在統一規劃、統一調度和高效共享及交流下完成。

■金和IOA怎樣為重慶合川市政府解決問題

首先能夠實現一套系統讓總公司機關和所有下屬單位的用戶都能在一起使用。既支持機關內部人員訪問，還支持異地的分支機構人員的訪問。但各下屬分支機構又能獨立管理自己的系統，包括管理自己的用戶，設置自己使用的工作流程等。

系統具備完善的數據管理功能。超級管理員可以把各種數據分類，并指定各類數據保存的時間，過期的數據可以自動刪除。

系統提供可以全單位所有用戶共同使用的即時溝通工具。系統自動記錄下所有溝通的內容，允許自己查閱自己的記錄，但領導可以查看下屬的記錄。并可以按關鍵字進行模糊查詢。

系統具備強大靈活的工作流功能。可以在全單位范圍內實現網上公文流轉、電子公章、全文手寫批注，最終達到以電子公文全面取代紙制文件。另外應提供方便快捷的網上申請提交及批復功能，把單位平常需要申請、審批的相對較獨立的業務管理集中起來，針對每一事物設置業務流程，配置相應審批、處理人員。如可對請假、用車、出差、加班等需審批的工作預先設好流程，包括設置整個流程分幾個步驟，每個步驟的審批人是誰。工作人員可以通過工作流系統提出申請，系統會判別用戶身份自動將申請轉到相關審批人處等待審批，同時，申請人可以隨時查看到自己發出申請的具體申請步驟及其審批意見，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。工作流系統可以應用于單位管理的各個方面，比如請假管理、用車管理、用款管理、報銷管理、加班管理等。主要加強領導對事件運行過程的掌控。用戶在外出時，可以指定代簽人來辦理需自己處理的各種審批，以免延誤信息流的正常流通。

系統具備自動提醒功能。可以即時提醒用戶，將需處理的工作、待批的請示、安排的日程采用彈出窗口的方式催你盡快辦理，避免遺漏給工作上帶來的不便。如用戶不在系統上，應自動發短信息到該人的手機提醒。

系統具備電子通訊錄功能。可以查看單位內部通訊錄，也可以管理個人的通訊信息，可根據通訊錄中的電子郵件地址方便地給所有聯系人或者部分聯系人發送郵件。

系統具備日程管理與日記記錄功能。用戶能查看自己或上級領導安排待辦事宜，辦理領導交辦的事項。員工能對自己的工作進行記錄以及與工作、生活相關的資料信息隨時登記，方便查詢。如自己的工作記錄、電話記錄、商務談判、從網上摘抄的資料等。

系統具備信息發布綜合平臺功能。可實現內部信息交流和共享。可發布單位公告信息、通知、通告、新聞、批評、表揚等。還能進行網上調查：讓單位所有工作人員就熱點話題進行調查和投票。

系統具備知識管理功能。可以把系統內的各種資源分類管理，根據需要共享給各部門人員使用。

系統具備完善的任務管理功能。領導通過此系統可以隨時對管轄的部門或員工進行任務布置。接收任務的部門或員工可以通過此平臺進行任務轉布置。領導通過此平臺可以隨時查看任務的執行情況，員工可以匯報任務的完成結果。系統提供提醒功能，提醒員工有一任務還沒有完成，提醒領導有一任務還沒去檢查。

系統管理員可以將各子系統的操作功能權限劃分為多個角色，每種角色對不同的模塊子模塊具備不同的操作權限，便于為工作人員設定操作權限，增加系統的安全性和運行合理性、系統可擴展性；


■主要功能簡介：

根據金和IOA網絡協同辦公管理系統在合川市政府的應用重點，我們對本系統做如下簡單的介紹：

個人事務管理模塊

網絡尋呼：是一種比電話還方便的異地溝通及管理工具。它既具有電話的即時性，又克服了電話的不可重現性，還帶有與郵件同樣的附件功能，比郵件又簡單易用。它以組織機構圖的形式顯示尋呼列表，點擊每人的名字了解到他（她）的照片和部門、職務、電話等基本信息。發送尋呼時可給一個人發也可以給多人一齊發，還可以掛若干文件作為附件。
該尋呼同時與手機短信互動，當對方不在系統上時，則可以發短信到對方的手機上，完全實現了信息的即時性。
尋呼還具有對話功能。可以實現類似聊天室一樣你一句我一句的談話功能，適合召開異地的多人小型會議，最后可以方便的整理出會議紀要。

我的便簽、電子通訊錄：便簽類似草稿紙，可隨時記錄并可以導入日記；通訊錄可以接收由Excel等多種格式的通訊錄文件，能自由創建聯系人組群管理，并可以直接在上面給對方發短信或郵件。

工作日記：員工每天將工作情況詳細記錄在里面，既方便以后自己查找，也便于領導對員工工作的審查，做出批示，指導員工工作，領導的批示會以尋呼的方式通知員工。

計劃總結：分員工計劃和部門計劃，按周、月、季、年四個階段進行計劃，個人做計劃前要對上階段工作進行總結，部門可根據個人計劃生成部門計劃。經上級領導審批同意后，計劃會自動轉成任務。

日程安排：工作人員按每天工作的輕重緩急來安排自己的工作，并且可以設定提醒時間。

工作流程管理模塊

收文管理：實現了單位內部發文起草、公文審核、發文痕跡保留、公文傳閱、公文會審、來文登記等功能，通過系統提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與Microsoft
Word、Wps等文檔編輯工具進行嵌入整合，可以進行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。

發文管理：根據預先設置的公文辦理流程，各環節的辦理功能定義，可以實現公文的各項辦理工作。同時根據各辦理節點的權限設置，可以進行相應的抄送、流程轉向、修改設置后續流程等操作，極大地滿足日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。

請示管理：實現了單位內部請示從第一級到最高級的請示審批流程，也可以是以本機關的名義向上級部門征詢意見的過程。


■客戶收益：

合川市政府在沒有進行信息化建設之前，存在的問題和很多政府機構的問題是相似的，每個人每天都有大量的、繁雜的工作讓所有的工作人員沒有頭緒，事件的輕重緩急常常模糊不清，還常常有貽誤重要工作的情況發生，自從實施了金和的信息化解決方案以后，重慶合川市政府在內部辦公秩序上有了很大的改進，整個政府內部形成了科學、井然、輕松的辦公環境，主要表現如下：

建立統一的辦公平臺。統一的登陸界面，將Word、Excel等平常熟悉的辦公處理軟件結合到這套辦公系統中，使得在不影響辦公習慣的情況下為用戶進入統一的桌面辦公環境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式進入系統的流轉和處理當中。合川市政府內部搭建起了統一的辦公平臺，實現了資源的有效整合和信息的共享。

建立一個有效的溝通平臺。使合川市政府內所有的工作人員，不論是分支機構還是上下級部門保持實時的聯系，大家能夠及時的對工作進行交流，從而大大提高了工作效率。并且溝通的記錄可查證，減少了工作人員之間工作的拖沓。

建立一個靈活的工作流轉系統。為合川市政府在工作流轉的過程中，提供了更加完備的監督和控制功能；在文件的流轉過程中，上級領導可以隨時了解文件的當前狀態，并及時反饋給當前處理人，甚至更改各種不正常的狀態，使各個部門、人員之間真正達到協同辦公以及對過程控制和監督的目的。


建立一個任務布置與執行體系。通過此功能，合川市政府領導可以隨時布置任務，查看任務的執行情況；任務執行人可以通過此平臺執行任務，并填寫任務的完成情況。

金和軟件在合川市政府的成功應用，完成了政府信息化的建設，響應了國家對各地政府的要求，提高了政府辦公效率，合川市將努力實現以政府信息化帶動整個市單位的信息化，推動全市經濟向更高層次發展。