為什么要反省電子政務信息共享的價值?

重視電子政務信息共享價值的原因有兩點：投資增大風險增加；效果模糊難以管理。

(1) 以信息共享系統為名的電子政務投資越來越多

促進政府信資源共享是電子政務建設的一個重要口號,國家信息化發展戰略與國家電子政務總體框架中都在強調信息資源共享的重要性,各級政府的“十一五”信息化規劃中信息共享系統(目錄體系、交換中心、各種信息應用系統等)投資明顯增加, 多數政府部門尤其關注供政府內部使用的信息資源共享系統的建設。信息共享投資不斷增加必然會引來政府與社會對投資效益的加倍關注, 政府信息共享的效益評價成為十分嚴肅的課題。

(2) 電子政務信息資源共享的效益一直非常模糊

電子政務信息共享的效益在理論上一直未做清晰的描述，只用特殊的例子說明幾個信息共享的效果并無普遍的意義。信息共享效益表述不清晰已經造成信息共享效益管理的難度, 盡管對信息共享不斷進行投資, 政府內外對電子政務中的“信息孤島”、部門信息化的“煙囪現象”批評卻一直不斷。從管理科學上看,一個不能清楚描述和測量的事情必定是不能有效管理的事情, 信息共享效益評價理論清晰化成為一個亟待解決的課題。

電子政務信息共享缺乏效益已被視為老大難問題，人們強調信息資源開發利用、強調信息共享的重要性已有二十多年, 直到現在依舊要強調其重要性, 說明在一些人的心目中政府信息資源開發利用與信息共享的形勢并沒有完全改觀， 以往的措施并未達到預期的效果。

老大難問題的出現往往來自于應用理論有先天缺陷,對信息共享價值的理解膚淺,它迫使我們重新審視電子政務信息共享的價值理論，找出理論上的不足, 進行更新與完善,在實踐中采取更有效的措施提高電子政務信息共享的效益，使電子政務信息共享早日擺脫“重要而不見效”的窘態。

為什么要區分兩種不同類型的信息共享?

電子政務的理論是實踐型理論, 其涉及的基本概念應當是切合實際的抽象。在討論電子政務信息共享現狀之時，呈現出兩類十分不同的共享模式： 一類是面向業務操作的信息共享；另一類是面向分析研究的信息共享。

(1) 業務操作型信息共享

業務操作型信息共享大量存在于業務處理自動化的流程之中, 表現為業務人員在工作中要調用某些外部數據或某主題數據庫的內容來決定下一步的操作,例如銀行業務員要查貸款人的信用級別確定貸款利率, 護照辦理要查特殊管理人名單以決定是否要另行處理。業務操作型信息共享的明顯特點是信息共享流程的規范性, 信息共享的操作程序常常被設計為標準模塊嵌入到流程之中, 業務人員須嚴格執行不能隨意更改。操作者按規定的方法依據調出數據進行規范操作。信息共享的處理結果只與被調出的數據有關，與操作者無關,呈現完全面向系統的信息共享形象。

(2) 知識生產型信息共享

知識生產型信息共享是支持領導者、研究者和業務人員進行學習與研究用的信息共享。工作人員利用這種信息共享平臺來查詢資料、瀏覽內容、數據挖掘、分析研究以便提升知識水平和新知識的創新。知識生產型信息共享是面對人的信息共享, 知識生產是只有依賴人腦才能完成的工作，用戶在這樣的共享系統中有著廣泛的自主性,用不用、何時用、怎樣用都由用戶決定。知識生產型信息共享系統除了成為用戶知識生產的輔助工具外并無自己的目標, 系統應用的目標則存在于用戶的頭腦中,知識生產的最后成果是由人完成而不是由信息系統完成，知識生產型信息共享的目標是幫助人提高效率而不是產生最終成果。

由于兩種信息共享模式有著如此大的不同, 分別研究兩類信息共享的價值機制將十分重要, 它是清晰描述電子政務信息共享價值規律的關鍵。業務操作型信息共享是目標明確的信息共享, 共享的效益就是業務系統的效益，人的作用只是執行規范的邏輯推理判斷, 它是一個可全部計算機化的過程, 其共享效益是可以通過信息系統設計理論計算的。

知識生產型信息共享的效益是幫助人來提高知識生產的效率, 而知識生產是每位知識工作者的獨立行為, 每人的目標、效果是不一致的,因而無法通過工程計算信息共享的總效益，此類信息共享系統的價值是通過各個用戶的主觀評價匯集而成,由于用戶的價值評定行為表現出一種市場特性,知識生產型信息共享價值評價就成為一個經濟學問題。

兩類信息共享的價值形成依賴兩種不同的理論, 不應混為一談。

業務操作型信息共享的價值等同于信息系統的價值

（1） 業務運行結果對操作者的獨立性

業務操作型信息共享是流程性信息共享, 信息共享是業務流程中的一個固定環節,共享數據的調用常常是以規范的應用模塊嵌入在流程之中,一方面是提高業務操作的效率, 另一方面是保證業務運行的標準化,有利于保證結果的一致性。運行的結果與操作者無關的特性說明：業務操作型信息共享是面向業務系統的信息共享,其目的是使方法固定的事務做得更快，嚴格的標準化是提高此類系統效率的關鍵。

（2） 共享調用的數據是確定的、不可替代的

業務操作型的信息共享是數據層次的共享,在這類共享業務中,操作員只是依據調用主題數據庫中的相應數據進行邏輯判斷,以決定下一步的程序行為，操作人員不進行任何信息提取加工等知識性的工作，所引用的數據如主題數據庫是確定的,標識是唯一的，每個數據是不可替代的，數據的邊界是確定的，數據處理的方法也是事先確定的。信息共享在這樣的業務中所起的作用相當于在程序運行特定環節輸入外部參數,以選擇下一程序步驟。依據計算機科學的理論，業務操作型信息共享可以完全按信息工程方法來設計。

（3）信息共享設計與信息系統設計的一致性

信息共享的概念是伴隨著數據庫的發明和管理信息系統的應用產生的。當時管理信息系統的應用主要是操作型業務系統,信息系統建設理論的集大成者是[美]詹姆斯?馬丁的信息工程理論。該理論認為數據位于現代數據處理的中心，數據要比應用需求更加穩定，以信息資源規劃為基礎的信息系統設計才會更有效率。馬丁理論重視對機構確定的數據資料的充分應用，認為信息共享的設計與信息系統的設計是同一件事情。

典型的例子如企業的ERP,它是對企業中各確切的數據自動化管理的系統, 信息資源共享的目的就是ERP系統的目的,信息資源的規劃與業務自動化系統的規劃是同一的,信息共享與整個業務應用系統的目標是一致的。自動化業務系統的設計過程也就是信息資源共享的設計過程,業務運行就是信息共享，共享效益體現為業務整體的效益。對企業信息化而言，無須區分什么是信息資源共享的貢獻。

（4） 政府強調信息共享是因為部門協作行政成本過高

政府不同于企業，各部門分工獨立性強而整體統一協調弱,給部門之間的數據資源合作帶來困難。政務信息化之前, 部門間數據合作機會不多，也不為人們重視。電子政務開展后，部門業務自動化系統利用他部門數據提高效率、改進質量、降低成本的機會大大增加, 信息共享的價值也大大增加，政府操作型信息共享特指跨部門的政務數據共享。政府操作型信息共享屬于信息工程設計的范疇,因為數據調用發生在兩個部門之中明顯增加了部門間協作的行政成本，如何降低信息共享部門合作成本是政府強調信息共享最實際的目的。

要做目標明確的操作型信息共享

(1) 有明確業務目標的信息共享才是有價值的信息共享

業務操作型信息共享是面向系統的信息共享，它是業務系統的組成部分，系統有效益共享才有價值。政府業務應用系統不論是否有跨部門信息共享都屬于傳統的信息工程范圍,應當運用信息資源規劃的理論統一設計,以實現整體效益的增加與運行成本的有效控制，業務本身的目標就是信息共享的目標，業務的效益就是信息共享的效益。部門間有價值的信息共享全部是圍繞著明確的業務目標進行的。

(2) 操作型信息共享是系統成規模的信息共享

操作型信息共享是面向系統的信息共享，信息共享是全系統的規模行為，此類系統中操作人員是被動的，信息共享操作必須做成規范的流程嵌入到總業務流程之中才能保證操作人員的工作效率，才有利于保證業務處理結果的一致性。政府信息共享業務建設的成功不僅需要對政府業務信息流程科學梳理、需要認真設計共享主題數據庫，而且需要設計共享調用程序模塊并嵌入到業務流之中，才能形成信息共享的規模應用，才能使整體業務效益充分實現。

(3) 從明確的應用目標出發推動部門間信息共享

操作型信息共享是形成有規模的信息共享，建立這樣的共享業務流程成本很高，只有明確的效益目標才能推動昂貴的信息共享。業務目標價值高共享才有價值，也才可能成功，信息共享必須要應用導向。在政府的信息化建設中，目錄體系與數據交換中心建設被當作信息共享建設的重要內容，這類系統主要適用于研究類型的業務應用，建立操作型信息共享業務要補充開發的內容太多，沒有明確的應用效益作為動力是推不動的。

降低政府信息共享成本建議

(1) 降低政府信息共享成本的重要性

信息共享本身是作為降低成本的手段而出現的，自身的成本過高便會失去其存在價值。政府的整體目標與部門自身目標與利益有沖突管理成本就會大大增加。由于信息共享增加了數據提供部門的工作量而成果卻體現在另一部門，激勵失衡會使數據維護的積極性受挫，導致成本上升和質量下降。業務推進不能僅靠行政命令還要有經濟上的措施，一方面要通過降低過度的共享要求降低成本，另一方面要給與合理的補償使信息共享得以持久。

(2) 降低共享數據的數量與提供頻率

跨部門信息資源的使用與維護是分離的,使用單位由于不必承擔維護成本就容易提高共享數據的規模與質量標準,增加了數據提供方的困難。例如工商局希望稅務局提供企業納稅總額以便于改善企業年檢,但這種要求稅務局無法接受,因其要為企業納稅額保密。如果工商局降低標準,只要求一個完稅比例或欠稅企業名單則問題就會大大化減，成本也會低得多。在達到一定質量標準的前提下, 刪除過分的共享要求是幫助數據提供方降低成本的關鍵，有利于共享業務的順利推行。

(3) 降低系統間的耦合緊密程度

信息共享數據常常會來自另一部門的信息系統, 這時會出現兩個信息系統的數據耦合問題, 應當在需求許可的情況下盡量降低耦合的緊密度，松散的耦合有利增加業務合作的彈性，系統連接過于緊密會增大安全的風險, 過緊的耦合將帶來調試、 維護的諸多困難, 耦合松一些會帶來更多回旋空間，對復雜的共享合作更為有利。

(4) 認真解決好數據維護機構的利益平衡

電子政務的建設經費通常由項目主管部門申請與管理，容易產生對共享數據維護單位的實際困難與利益考慮不周，確保數據提供單位的利益是保證信息共享長遠質量的關鍵措施。僅有行政文件和領導的命令并不能保證持久, 合理的利益平衡是長遠起作用的因素。