一、人大機關迫切需要加快信息化建設 

    人大機關要履行好如此重要的職責，先進的信息化技術是最重要的手段之一。由于各種歷史原因，造成人大機關決策層及工作員相對其它單位平均年齡偏大；業務較為繁雜，缺少系統性；工作流程多變，缺少規范性等，所以人大機關的信息化建設先天起步較晚，后天進展緩慢，從而人大機關的信息化建設成功難度較大。但是，當電子政務的大潮撲天蓋地席卷而來的時候，無紙化辦公、陽光行政等等一系列電子政務帶來的政府部門從工作效率，到規范辦公，從方便溝通到協同工作的嶄新局面展現在人們面前的時候，它沖擊著人們的思維，改變著人們習慣。人大機關作為政府的四套班子之首，其信息化建設的成功猶其重要，可形成不可替代的樣板與示范作用。 

二、人大機關業務特點 

    要進行信息化建設，首先必需了解其業務特點，與政府其它部門相比，人大的工作和業務有其特殊性，從人大的性質和職能出發，我們認為人大機關業務特點如下： 

1．最主要的為“三會”服務，也就是圍繞著三會的召開與管理進行各項相關業務。 

2．由于人大為行政部門，文件上傳下達的流轉也是非常重要的一部分。 

3．由于人大是與“一府兩院”等有關部門有著密切的關系，如立法、監督、重大事項決定、選舉任免等，所以人大機關與這些部門這間加強協調、溝通所產生的往來業務也是非常多的。如文件的交換，會議的召開等。 

4．由于人大需要做好代表聯絡工作，發揮人大代表密切聯系群眾的優勢，所以人大機關要在如何進一步了解民情民意，傾聽人民群眾的呼聲，及時地反映廣大群眾的愿望和要求，積極解決人民群眾關注的難點、熱點問題和事關人民群眾切身利益的問題上進行一系列的工作。如開聽證會、信訪、工作視察等。 

5．檔案的存檔與查詢。 

三、人大機關信息化建設思路 
人大機關的信息化建設要從其業務出發，才能切實保證進行了信息化建設以后，能充分提高工作效率，減輕勞動強度，規范工作流程的作用。如要把其它部門的辦公自動化等信息化系統照搬過來，不但實施成本會增大，效果也會不如人意，最終失敗的可能性極大。某地政府建設了一套通用OA，擬用于所有的政府部門，但是其功能與人大業務相差太遠，所以其在人大機關的應用的與實施難上加難。 

從多年的人大機關的信息化建設經驗出發，從人大機關的業務特點出發，其信息化建設應采取綜合與專業并舉、內外系統共用的方針進行建設。（本文所述的信息化建設是以政府已建有基礎網絡的前提下進行的，由于現集中講述人大的信息化建設，所以一些政府公有的信息化建設的項目與環境在此不宜贅述。）即： 

  1) 綜合與專業并舉： 
專業系統指的是比較專用于某個部門、某類業務的系統，如人大特有的人事管理、財務管理、電子會議系統、電子傳真系統等，而綜合系統指集中各專業系統的信息、運用于人大機關的各部門協同工作的系統，如辦文、辦會、綜合網站等。專業系統的建設是必需的、實用的，能夠完成各部門、各類業務采集、統計、查詢信息，并利用先進技術提高自動化，減輕手工勞動、提高工作效率。但是如果不建設綜合系統去集中這些專業系統產生的信息，就會產生信息孤島現象，并且整個機關不能共享信息、協同工作。所以綜合系統的建設相當于建設了一個整體的門戶，納百川于一流，承擔了信息總匯的功能。 

    2) 內外系統共用： 
內部系統指的是人大機關的信息化系統，外部系統是指與人大機關有著相關業務聯系的政府機關及其它的信息化系統。人大的業務性質決定人大機關與其它政府部門及人民群眾代表有著密切的聯系，包括信息查詢與共享。所以人大機關的信息化建設也要借助其它外部信息系統才能達到省時省力、提高系統使用效率、信息全面共享的目的。這就需要人大機關內部系統要帶有與外部系統的集成或接口，而集成與接口的辦法要按照具體系統而具體建設。此類應用如電子公文交換子系統、接入財政局的預算系統，統計局的經濟指標系統等等。而且由于內部系統與外部系統形成良好的接口，也大大地激發了工作人員的使用熱情。 

四、人大機關信息化建設解決方案 

    1) 系統結構 
辦公自動化系統：辦會與辦文系統及相關個人辦公系統為人大機關的主要系統，辦會系統結合電子會務系統可以提供人大機關主要的為“三會”服務的職責、辦文系統提供文件的流轉的網絡平臺并提供檔案的模糊查詢，個人辦公系統提供工作人員間相互交流、個人計劃、工作總結的記錄和提醒等。 

專業系統：充分體現人大的業務特點，為立法、監督、重大事項決定、選舉任免提供專業的功能，使人大機關人員在業務過程中可以保存、參考、決策、查詢與業務有關的信息，并可實時分析，提高完成業務工作的質量和效率。 

此外，為機關相關部門提供實用有效的信息化手段，如人大機關的財務管理、人事干部管理、黨委管理、婦委會管理、工會管理等專業系統可以完成數據的錄入、查詢、統計、分析的功能。 

網站系統：網站系統可以說是最適合政府部門發布信息，收集民意，聯絡各方人員的信息化建設系統，人大機關通過建立自己的門戶網站，一方面發布人大工作信息，如代表信息、大會信息等，更重要的一方面是提供了與外界的聯絡方式，進行代表聯絡工作，發揮人大代表密切聯系群眾的優勢。如在網上設立議案收集、各區人大信箱、民意測驗、難點熱點、網上信訪等功能為人大機關了解民情民意，傾聽人民群眾的呼聲，及時地反映廣大群眾的愿望和要求，積極解決人民群眾關注的難點提供了很好的園地。 

集成接口：人大機關業務與其它政府部門及社團有著千絲萬縷的聯系，所以其信息化建設也需要與這些部門的現有的系統進行接口，做到數據的共享。如人大會議前后，與政府部門文件交換就可以通過文件交換接口進行文件的傳遞。對于政府的信息化建設系統的特點，仔細分析歸類后，認為可以按照界面的集成、數據遷移、數據交換等三種手段分別進行處理。 

電子會務系統：由于人大工作以會務為中心，辦會子系統是其中最大、最復雜的系統。除了辦公自動化中的辦會系統外，會議召開的整個過程還需借助電子化控制系統來完成。如自動投票、電子表決器、代表或與會人員的IC身分卡的識別等。這個系統也會產生一些信息，與辦會系統相結合便可做到每次會議管理的信息化，便于查詢及統計。

五、使用案例 

項目名稱：人大綜合辦公自動化系統 

    人大常委會綜合辦公自動化系統以人大常委會各委、辦為服務對象，緊密結合人大機關辦公業務的特點，實現網上公文流轉、會議通知、議題收集、各種申請等功能，并提供了電子傳真、檔案管理、個人業務等辦公工具，使不同部門的工作人員可以方便、有序地參加協同工作，提高工作效率；同時引入知識管理的理念，實現各種信息資源的即時共享，及時自動發布機關內外重要時事新聞及有關政務信息，供領導、工作人員查詢與參考。所以，此系統的應用可以有效地推動人大電子政務及信息化建設的進程。 

1、系統示意圖（略） 

2、系統建設特點： 

    1） 采用分布式多層的B/S應用模式。 
    B/S結構非常適用于人大機關，因為人大工作人員的計算機使用水平參差不齊，終端的零維護無論從使用上還是從維護上都受益非淺。并且B/S結構的程序的使用方法非常接近于人們平時上網登陸WEB頁面的操作習慣，所以此系統采用B/S結構是不二的選擇。 

2）采用工作流技術處理辦文、辦會、各種申請審批等按流程進行的辦公業務，且流程定制靈活方便，可供用戶按需定制。 

辦公自動化的工作流方式完全符合了人大辦公業務中公文流轉、會議組織、固定資產采購和車輛使用的申請審批這類按一定流程進行的業務，網絡代替了傳統的人工傳送，優化了其業務流程。考慮到實際工作中會有許多的流程與流程變化，本系統可由用戶方便靈活地定制流程。 

3） 辦公與辦會密切結合、信息共享，構成人大辦公平臺。 
一般辦公自動化中只涉及到公文流轉，而本系統從人大的業務內容出發，將會議組織也放入工作流之中，且與辦文系統相互呼應，信息共享。會議中使用的公文可以從辦文系統中導入，會議得出的各種需要審批的文件可轉入辦文系統的固定流程中進行流轉。
     
4） 非結構化信息與結構化信息的數據無縫結合。 
人大的需處理的信息中許多是非結構化的，如批文、來文、圖象等信息，也有報表、數據等結構化信息，本系統通過將Lotus Domino/Notes與關系型數據庫結合的方式，將兩類信息的數據結合在一起，進行存儲和管理。 

    5） 靈活個性化設置。 
充分考慮不同工作人員的工作習慣，在工作界面、工作流程等方面提供了個性化設置功能。 

    6） 提供協同工作、郵件傳遞、短信通知、群發傳真等現代交流方式 

    7） 公文的起草、修改、注釋的方式與Word、Excel等Office軟件一致。用戶不必再另行學習就能掌握。 

    本系統的公文的起草、修改、注釋可直接使用嵌入系統的Word、Excel等Office軟件，而Office軟件的在辦公中使用的人比較多，工作人員可利用已掌握的Office軟件中文檔的編輯方式，進行公文的起草、修改、注釋。不必再另行進行培訓與學習。同時也符合了使用者的辦公習慣。 

8） 網站做辦公系統的信息發布地，方便辦公信息及時發布與查詢。并方便與外界進行信息交換。 
本系統建設了一個人大網站，人大辦公中產生的各種需公眾的信息，如領導活動安排、財務數據公開、各種公告公示都可在網站上顯示，用戶不用進入辦公系統就可查閱新聞、公告。并可方便地收集外界信息。