“登陸‘海淀區政府行政辦事中心網上申報平臺’進行網上申報，然后到工商局交驗原始材料，32個工作日后就可以領取營業執照了。”這樣的回答多少讓做好了“打持久戰‘準備的周若浩有點兒難以置信。

周若浩是一名剛剛回國的“海龜”，準備創辦一家生物制劑企業。早就聽說國內辦事兒繁瑣，申請流程冗長，于是特意跑到中關村科技園區企業服務中心做業務咨詢。沒想到，得到了工作人員這樣的答復。

“設立高新技術企業不是涉及好多部門嗎？”周若浩還是有點兒不放心。

“現在，這相關的8個部門已經實現跨部門協同辦公了......”

跨部門的網上協同辦公

回到辦公室，周若浩立即登錄“海淀區政府行政辦事中心的網上申報平臺”，“生物制劑企業”屬于內資高新技術企業，根據提示進入“內資高新技術企業設立”頁面，一幅申辦該類企業的流程圖就會出現在眼前。它清晰的標明了辦事所涉及的海淀區工商分局、公安分局、海淀園管委會、國稅局、地稅局等8個部門，以及辦事所需的5個步驟。另外，對每個部門的辦理事項、辦理時限也都進行了標注。

了解辦事流程之后，點擊網頁右側的“開始申報”，就可以直接進入具體申報過程了。材料列表中詳細列出了需要辦理的所有證書、批文以及需要提交的原始材料或證明。而每當選擇所具備的材料時，系統相應地就會提示可以辦理的事項。通過點擊“企業名稱預審核”，填上該事的辦理結果，系統則會自動把其他相應的曾在政府辦事過程中系統存儲過的找出來。而在填表過程中，每填一個表格，系統都會自動彈出填表說明，詳細介紹該空格應該填寫什么內容、注意事項等。

由于海淀區政府在建設網上協同辦公過程中進行了“一表制改造”，雖然需要填寫的表格有八九張，但沒有一項內容是重復填寫。在表和材料一次性提交完成后，系統會自動提供一個業務編號，供辦事人上網查詢辦事過程。 

北京中海紀元數字技術發展有限公司是海淀區跨部門協同辦公系統的承建商。據總裁柳進軍介紹，辦事人提交上來的表格數據，將通過一個網閘，進入內網，由海淀區工作人員進行處理。系統會根據每個人的職稱和職責，把該做的工作自動分到每個工作人員“桌面”上，工作人員只要登錄辦公桌面，就可以看到自己的工作列表。 

具體來講，整個操作流程包括，海淀工商分局的工作人員審核企業名稱、辦完營業執照后，信息傳回數據交換和共享平臺；然后，系統自動把信息傳遞到中關村科技園區海淀園管委會工作人員的"桌面"，審核申辦企業是否具備高新技術（內資）企業資格；然后，信息依次流轉到公安分局、質監局、地稅局、國稅局、統計局等部門。各部門的數據保存在各自的數據庫內，并在數據交換和共享平臺集中進行備份。

就這樣，原本冗長繁瑣的申請過程，通過“海淀區政府行政辦事中心的網上申報平臺”“一站式”的完成了。

“學習”與“共享”是關鍵 

然而，跨部門協同辦公的實現過程，卻遠非使用起來這么簡單。柳進軍說，其中"學習"和"共享"是海淀區推動統一上網與協同辦公不可或缺的兩塊基石 。

然而，跨部門協同辦公的實現過程，卻遠非使用起來這么簡單。柳進軍說，其中“學習”和“共享”是海淀區推動統一上網與協同辦公不可或缺的兩塊基石。

各地區政府的服務是由一個一個部門組成的,缺乏整體性。用戶設立企業之初并不知道程序流程,而所涉及的每個部門，都有自己的一套辦事程序與辦事要求, 對其它部門則不了解, 這就意味著沒有一個部門能夠講清楚全部要求與全部程序。一般來講，直到事情全部辦完,辦事主體才能了解清楚全部流程。但對企業和老百姓來講,辦事兒是一次性的。因此，知識沒有被積累,這樣導致了效率低下,而且對社會也造成了巨大的浪費。

于是通過業務梳理，搞清楚跨部門的業務是如何開展的；老百姓有什么樣的業務需求；各部門的業務是怎樣流轉的等等，成為協同辦公的業務開發的第一步。

從2004年3月，海淀區電子政務工作人員用了一個月的時間，全面梳理了全區35個委辦局的1578項對外辦理業務事項。在業務梳理過程中，不論審批還是許可，只要是對外辦理業務，海淀區政府要求各委辦局必須說清楚:：干什么事、怎么辦的、前家是誰、后家是誰、需要哪些證件和材料、辦這件事情的法律依據是什么。

柳進軍表示，這個步驟也是實現協同辦公最困難的部分。“比如企業設立這個主題, 企業或個人是主體。不同的主體,都有不同的辦事方法。設立企業性質不同(比如辦獨資的企業,外商投資獨資企業等等）,設立企業行業不同（比衛生、電信、醫藥等等），所涉及的辦法和流程都不相同。”

在接下來的幾個月中，工作人員又按照功能群的劃分，如企業設立、房地產開發、招商引資、市場監管、城市管理、教科文衛、勞動就業等，按照各部門業務的邏輯關系梳理出多部門間的合作業務流程; 然后，將各部門內部的業務通過政府統一的信息交換與共享平臺，與部門間的合作業務流程進行組合，將政府按部門的業務提升為面向公眾服務的協同功能群。 

這個業務梳理的過程，就是柳進軍所說的知識積累、學習的過程。而搭建信息交換平臺，則是實現共享的關鍵。因為沒有數據共享，跨部門協同辦公就如同空中樓閣。但由于每個部門都已經開發有自己的業務系統, 這些成果都需要保護，所以建立政府跨部門信息交換和共享機制面臨著巨大的困難。

據了解，為了做到阻力最小，海淀區政府設計了四種數據交換模式以滿足各委辦局信息共享的需要。 

一是通過系統對接實現兩系統之間的數據交換，這是最理想和簡便的交換模式。如海淀園將其網上辦公業務全部移植到區政府辦公平臺，真正“融為一體”實現數據共享、資源整合等。二是對于某些不能直接對接的系統，采用“前置機”的方式，定期交換信息。目前海淀區地稅局、海淀區統計局等部門分別布置了前置機來進行部門間的數據交換和共享。三是通過"導盤方式"實現數據共享，目前海淀區國稅局采用這種方式從一定程度上環節了工作人員的壓力。四是通過人工錄入的方式來確保數據交換和共享，工作人員在這個系統錄入一遍，再到那個系統錄入一遍，海淀區工商局最早采用的就是這種模式。 

據悉，以企業設立為例，協同辦公系統涉及9個部門, 采用了九種完全不同的系統連接的接口方案, 連接各系統的相應軟件都需要精確的對癥處理, 盡管其精確度成為系統實現中的最大成本，然而正是這個最大成本確保系統的順利過度, 實現了最終的目標。

2005年7月1日，第一個系統辦公系統--企業設立跨部門協同辦公系統正式“上崗”。該系統涉及區內17家委辦局，實現了256類企業的網上協同申辦。截至2005年12月31日，海淀區網上辦理協同事項400余件。 

柳進軍透露，除了目前的“企業設立”以外，今天9月份，一個圍繞“建委”的大的協同系統也將會正式上線啟用。 

小荷才露尖尖角

目前，海淀區的跨部門協同辦公，已經帶來了明顯的成效。從數字上講，以“內資高新技術企業設立（有限責任公司）”業務事項為例，協同前辦事人填寫的表單數為29張，數據為678項，協同后表單減少到11張，數據縮減為423項，辦理時間由協同前的46工作日縮減為32工作日，工作效率提高了30%。

同時，協同辦公還大大減少了用戶的反復補證。據統計，以往用戶辦一項企業設立業務經常要跑八、九次。一個重要原因就是信息告知率太低。協同辦公通過對整個業務的梳理已將流程完全搞清楚, 通過網絡公布所需準備的資料和流程,大大減少用戶的反復補證。

此外，通過運用信息技術，很好地積累了細節改進的經驗, 減少用戶的填報失誤。任何失誤都會帶來用戶時間的浪費, 甚至是重新填報。而設計良好的網上填報系統，則通過程序來檢查預防出錯。

然而，不可否認的是，協同辦公系統建設存在的一些問題。例如，由于各業務系統的標準不統一,接口連接的成本過高 將會帶來以后維護的復雜性；有些政府部門的配合還存在著問題, 個別部門的消極會拖延整體的進度；有些行業的規定存在著相互矛盾的條款, 如在土地的使用方面有些文件的審批權是按面積劃分, 有些文件又是按投資規模來劃分審批權, 相互矛盾必然會影響協同辦公業務的開發效果；等等。

事實上，跨部門的協同辦公在中國可以說是屬于“小荷才露尖尖角”的狀況，而海淀區的做法僅僅是一種嘗試和探索。從全國的電子政務發展來講，大多數地區還正處在第一個發展階段，即實現信息公開的階段。海淀區的跨部門協同辦公相對來講屬于超前行為，因此，從社會的接受能力和推行的角度來看，難度會更大。

“它（跨部門協同辦公）的價值更多的是在于對未來模式的探討和經驗的積累上，而不是在實際問題中充當主力軍的作用。”柳進軍如是說。