江陰啟新是一家以針織胚布加工為主的港資公司，創建于2003年，公司坐落在紡織工業發達的江陰經濟開發區內。它屬于傳統的勞動密集型紡織企業，公司的信息化水平受行業限制，大大落后于其他企業。雖然企業自主定制了ERP管理系統，但由于公司許多員工自身知識水平的局限，造成ERP的系統運行沒有達到預期的效果;同時，由于內部網內沒有一個先進的信息發布平臺，有的只是一個文件服務器，部門之間交換文件只能到文件服務器上翻找，所以實際操作十分復雜，為日常工作帶來了許多不便。為了改善這種局面，江陰啟新決定選用一款OA系統，在公司內部搭建一個統一的平臺。經過多方面的考察與甄選，江陰啟新公司最后決定選用大連新思創的OA系統。

從功能的實用性、全面性、可操作性考慮，從企業信息化的實際情況出發，我們初步選擇了大連新思創OA3000系統。

系統實施

根據在試用過程中發現的問題和江陰啟新的實際情況，新思創OA在原有系統基礎上，又做了定制修改，包括：

1、文件發送的規范

由于OA系統有集團其他分公司的用戶存在，基于工作的方便性，要過濾掉與分公司用戶無關的信息，所以發送消息、文件、網上填報中，把發送類別中的"全體員工"去掉，以免許多員工為了省事而直接選擇全體員工了事，而不管接收者是否需要該信息，往往引起很多人的抱怨。

原來未實施OA系統時，發送文件或做通知的部門，有專人到各部門分發，不會存在這種問題。現在有了OA系統之后，點擊"發送"就認為自己的工作就完成了，而沒有去關心接收對象是否收到、是否看到等追蹤后續工作。如此一來，就有員工抱怨了，再遇到這種情況也是以牙還牙，都這樣做便不利于工作的開展。所以，經過商量，決定取消"全體員工"發送類別，相應地在通訊組里邊建立便于工作的通訊組替代之。經過觀察和了解，員工觀念得到了相當大的改變。

2、消息、文件的快速刪除

在剛剛試用OA系統的時候，如果發現不需要的文件員工必須逐一才能刪除，由于操作復雜、麻煩，很多員工都不予處理，日積月累，積攢了不少的垃圾郵件。根據我們的需求，增加了全部刪除、隨即刪除、復選等多種功能，簡化了刪除工作，大大方便了我們。

3、網上填報

江陰啟新公司是利用發送通知、通告、投訴等不允許接收者修改的信息，可以加蓋電子公章和簽名等，感覺比較方便而且顯得莊重嚴肅。但是在正式使用中發現某些部門經常用到填報而且內容大致類似，主題相同，接收對象相同，于是就提出了需求。在進行一番考慮之后，在網上填報功能中添加了“多個發送組”和“轉發”等功能。

4、手機短信

隨著公司業務的不斷拓展，系統中又添加了短信功能，并且在OA系統中增加了“通訊錄”、“識別亂碼”等功能，提高了公司業務的發展。

5、郵件

由于本公司之前郵件的服務器接收協議為IMAP，沒有開通pop3協議，而現有系統只支持pop3協議，目前為止沒有大規模使用此功能。

6、"我的辦公桌"中其他的功能

對于工作日記、工作計劃等功能，由于管理仍屬粗放式，我公司基本還未啟用。因此，功能上未做更改。

7、工作流轉

在工作流轉中

添加了消息提醒機制，完成了申請者查詢申請文件是否被篡改的"痕跡顯示/痕跡隱藏"功能，而且在申請者發送的文件中有明顯錯誤時，后面的接收者可以在"自定義"中發回讓其重新填寫或者對無效申請做撤銷處理，如果最后完成環節的人員認為其后仍需審閱，那么他可以在其后邊再添加節點人員。

8、網絡硬盤

隨著公司的日常業務轉向OA系統，硬盤中的文件將不斷增多，文件目錄層級的增多讓查詢人員不堪忍受查找之辛苦，因此設計了按照目錄來查詢的功能。同時，新思創OA還為江陰啟新添加了"管理人員"功能，擁有硬盤目錄管理，并且擁有這個權限的人員就可以對任何人建立的目錄進行管理(包括目錄名稱的改變、上傳人的編輯、訪問本目錄人員的改變等等)。

9、規章制度

規章制度模塊基本上與網絡硬盤的管理類似，只不過這些制度絕大部分每個員工都可以訪問。對于規章制度目錄和文檔的管理，也面臨著與"網絡硬盤管理"同樣的問題。但作為公司的制度，要統一進行歸類整理，所以新思創OA的處理方法是：建立"檔案員"帳戶，由其建立規章制度的目錄，并歸類整理，統一格式進行上傳!

10、交流管理

為了便于員工之間的交流，增加了論壇功能。通過這個渠道可以發現更多優秀人才，而且可以豐富公司的文化。

11、會議管理

隨著公司事務和各部門溝通的增加，公司會議室也需要有序安排，以避免時間沖突。為了有效管理會議室，決定啟用新思創OA系統中的會議管理功能模塊。同時，新思創還在此模塊中增加了會議室管理員等功能，方便會議室的管理和時間沖突等問題的產生。

12、其它功能

在該OA系統中，還設置了任務管理、車輛管理、圖書管理和辦公用品管理等模塊，但由于公司規模和部分模塊比較簡單的原因，這些功能還沒有開通使用。

系統實施體會

通過在公司內部使用這套OA系統，加快了公司整體的工作速度，整合了信息資源，方便了工作。

結束語

我們正處在信息化時代，信息化技術日新月異，企業的信息化具體內容也將隨著企業自身的不斷發展而不斷變化，但是企業信息化肩負的任務不會改變，政府"用信息化帶動工業化"使我國由制造業大國變為制造業強國的指導方針不會改變，這就要求企業在實施信息化的過程中要充分準備、充分規劃，把握住成功要素，規避風險，使企業在信息化建設中的投入能得到豐厚的回報。總體上來講，紡織企業對于信息化建設的投入相對來說還很低，信息化水平尚需努力。