說到商務印書館，一般人想到的是一本本厚重的詞典。意想不到的是商務印書館早已搭上信息化的快車，不論是數字內容還是管理現代化，都可圈可點。信息化讓商務印書館這個百年老店，煥發出新的光彩。

信息化解放了編輯

在辭書出版領域，商務印書館出版的《詞源》、《新華字典》、《現代漢語詞典》已成為規范漢語使用的標準。編纂辭書是一項浩繁的工程，需要投入大量的人力物力。其中，語料采集、標注入庫、提取書證最為煩瑣，也是決定新版詞典質量的關鍵環節。

在上信息化項目以前，這些工作都是依靠人工制作卡片、人工檢索的方式完成，商務一年制作的卡片總量可以裝滿幾面墻的文件柜。而且整個辭書的編纂過程歷時幾年乃至十幾年，因此，辭書的出版缺乏時效性，嚴重滯后于語言的發展，無法適應信息化社會的需要。另一方面，大量有經驗的編輯人員從事簡單的重復勞動，造成人力資源的浪費。

商務印書館信息中心主任劉成勇介紹，“商務印書館辭書語料庫及編纂系統”項目，是利用中文信息處理及計算機技術，建立從語料采集、辭書編纂到編輯出版的一體化系統。

項目完成后，把編輯從手工制作卡片的勞動中解放出來了，提高編輯工作效率，辭書編纂周期由原來的五六年縮短到現在的一兩年，也提高了新詞補充的科學性―以前選擇新詞主要依靠編輯的判斷，現在是通過語料庫自動分析選擇。

該系統是目前出版行業最大的業務軟件系統，獲得國家財政撥款800萬元。

釋放工具書的能量

大部頭的詞典是文字工作者案頭常備的工具，但是紙質工具書價格昂貴，而且不方便攜帶。這些客觀存在的特點限制了工具書的普及。如何充分利用數字內容的資源，是商務印書館需要思考的。劉成勇認為，要根據不同內容資源的特點，采取不同的模式。

《新華拼寫字典》主要的應用人群是文字工作者，在電腦大量普及之前，都是用筆在紙上書寫，人們也習慣在紙質字典上查閱。現在電腦大規模普及了，用電腦打字寫文章是很多人的做法，這些人也習慣用電腦查閱詞典。為了適應新的形勢，劉成勇介紹，商務印書館開展了工具書在線系統項目的建設，該項目將《新華拼寫字典》等工具書的數據資料以在線和網絡版的形式向讀者提供。經常需要使用《新華拼寫詞典》的讀者有明顯的特征，主要是集中在出版社、圖書館、科研機構。因此，劉成勇把機構作為主要銷售對象，實踐也證明這是一個行之有效的辦法。

商務印書館出版了《中華人民共和國地名詞典》，分33卷出版，包括了縣轄鎮以上全部政區名和大量重要村名、集鎮名，共收地名l0萬條，但是此書實際銷售并不理想。考慮到經常需要準確使用地名的，大多是歷史工作者用于查閱文獻資料，而現代的文獻資料，更多是從網絡上獲取。劉成勇介紹說，商務印書館和清華同方達成合作意向，在讀者通過CNKI查閱文獻資料時候，文中出現的地名自動鏈接到地名數據庫上，供讀者點擊查閱。清華同方把這作為一個打包服務提供給讀者，商務印書館從中獲得分成。

信息化實現單品種考核

除了內容數字化相關的項目之外，商務印書館信息化另一個重要方面是管理信息化。現代管理的一個核心制度就是績效考核制度。然而長期以來，出版社很難對編輯個人的業績進行考核，一個重要原因就是不能實現單品種考核。以往出版行業單書核算一般都指單品種、單印次的生產成本核算，并沒有延伸庫存商品、委托代銷、銷售收入、銷售成本。原因是雖然出版行業只是圖書一種產品，但是圖書品種多、批次多，成本版次間變動頻繁，銷售時間跨度大，銷售復雜，因此人工實現按單品種、單印次的全流程核算難度巨大，有時是不現實的。

在以前，由于管理信息系統建設缺乏統一規劃，計財處、發行部從自身的業務應用角度，購買或開發適合本部門的管理軟件，使商務印書館管理信息系統建設處于部門級應用水平。而這兩個系統之間缺乏統一規范的管理，品種名、客戶信息、版印次等重要數據的編碼標準和口徑不統一，數出多門。而且這兩個系統使用了不同的數據庫軟件及系統應用平臺，差異較大，對數據共享及數據同步帶來相當大的技術障礙，阻礙了兩個系統間的統一、互聯，事實上使得財務、業務數據無法實現共享，形成了信息化建設中備受詬病的“信息孤島”現象。這樣的信息系統對解決單品種核算毫無幫助。

鑒于這種現實情況，劉成勇介紹，“商務印書館信息管理一期工程的重心，是在各部門軟件使用順暢的基礎上，實現國內尚無其他出版社實現的編印發財務信息一體化，讓操作人員徹底從各種重復勞動中解脫出來，讓數據信息順暢流轉。在編印發財務信息一體化的概念中，財務的單品種核算是核心，其他一切為之服務，使圖書的各種核算信息完整清晰、及時、準確。”

要實現單品種核算，首先需要設計一套完整的全流程單書核算。劉成勇介紹，在商務印書館徐鳳君老師的幫助下，信息中心設計了一套核算流程，解決了困擾出版行業財務核算多年的難題。以單書成本核算為基礎，以單書應計生產成本為手段，實時利用各種業務單據（主要是發行業務單據），最終實現庫存商品、委托代銷、銷售收入、銷售成本的管理意義上或財務意義上的圖書單書核算。

由于財務系統對數據的連續性、準確性、數據平衡、數據間的關聯要求非常嚴格，基礎數據的整理是實現單品種核算的另一個重要基礎。信息中心對1998年以來的財務賬務數據進行了全部轉換，尤其對單品種圖書的生產歷史成本在計劃財務部的配合下進行了整理和轉換，花了近一年的時間，獲得了完整的單書的歷史成本數據，實現了財務數據和業務數據的關聯，為實現新的財務核算奠定了堅實的數據基礎。

成功經驗

突出重點問題重點解決，是管理信息系統成功上線的另一個經驗。劉成勇認為，管理信息系統是一個復雜的系統，涉及到業務工作每一具體的層面。為了能夠更好收到實效，不過多地陷入到細節問題中去，我們確定了“突出重點，分步實施”的戰略。一期工程中，我們的核心任務是“以財務為核心，實現單品種核算”。凡是涉及到與核心任務相關的銷售收入和生產成本問題，在一期項目中一定要重點解決，對校對工作管理、編輯出版流程管理等非一期工程的核心問題，我們采用盡量簡單的方式處理，或者只在一期工程中提出，具體實現放在二期工程之中。

選擇好的合作伙伴是項目成功的關鍵。這也是成功的又一個經驗。劉成勇認為，選擇一家IT公司來實施管理信息系統，首先要考慮該公司有沒有一個完整的產品線，是不是編務、版權、出版、發行、財務等子系統均以自身開發力量完成。許多出版社管理信息系統的實踐證明，由于一家公司的產品線不全而采用多家聯合開發方式，往往由于公司之間的協調問題而使項目流產。云因公司有書目數據庫系統、信息平臺和集編務、出版、發行、財務于一體的管理信息系統等非常全面的產品線，利于信息資源的整合。